Gestión efectiva y proactiva de proyectos a través un dashboard y la identificación de KPIs

Abstract

En el planteamiento de la realización de un Proyecto Final de Carrera (PFC), lo primero que enfocamos es el objetivo a conseguir, a partir del cual se comenzará su realización del PFC y todas las variables y parámetros que lo rodean. Se ha basado esta realización en la falta de estudio agregado del gran volumen información de gestión de la cartera de proyectos. Actualmente la información se encuentra dispersa en cada uno de los proyectos, sin posibilidad de ver una imagen agregada de la situación de proyectos. Esto provoca que haya una dificultad añadida a la hora de determinar problemáticas en el portfolio de proyectos como pueden ser: Cuellos de botella, riesgos, cancelación de proyectos, retrasos en plazos, desviación en coste, etc. Para mejorar este punto y con el objetivo de que sea útil en la gestión de proyectos en el día a día se ha enfocado la realización de este proyecto y de los indicadores necesarias para representar la situación de la cartera de proyectos. En ella se tomaron como punto de partida las llamadas “Best Practices”, y más concretamente éstas dentro de una gestión y control más eficiente de proyecto, en un Oficina de Proyectos, PMO. Dentro de la gestión de proyectos, nos centramos en las posibles herramientas que puedan servir de utilidad para el análisis global. Para ello se ha realizado un análisis detallado y comparativo de las herramientas de análisis global de la información disponible en el mercado, la elección de la mejor alternativa en el análisis de la información para la futura toma de decisiones y mejoras por parte de la entidad. Para ello, como solución propuesta, se ha desarrollado sobre la solución de Business Intelligence elegida un Cuadro de Mando, junto con una definición de KPIs (Key Performance Indicator) significativos. En concreto en una aplicación dinámica y flexible de Business Intelligence como es QlikView. Tomaremos como punto de partida el gran volumen de información sin explotar y sin analizar de las que dispone la entidad de estudio sobre la situación de sus proyectos. Con esta información y la utilización de la inteligencia del negocio o BI, se realizará una herramienta de mejora y toma de decisiones básicas para la gestión de proyectos en esta entidad y su enfoque a través de la PMO. Además en esta ejecución se quiere aportar un valor añadido realizando su desarrollo a través de metodologías agile y así dando una visión más adecuada para el cliente. Este no tendrá que esperar hasta la finalización del proyecto para tener un producto funcionando. Este producto inicial, fundamento de las ventajas de las metodologías agile, se denomina Mínimo Producto Viable. Este MVP ya aporta un valor añadido al cliente, y es la base para la evolución capa a capa del producto completo solicitado por el cliente.