Publication: Compliance framework for change management in cloud environments
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Publication date
2016-12
Defense date
2017-01-16
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Abstract
The Governance, Risk and Compliance (GRC) area is one of the critical management areas for
every organization. This is particularly the case for information technology (IT) departments
where both human resources and technical infrastructures (software and hardware) need to
work seamlessly in order to provide the expected benefits. The study of the literature shows
that sound GRC methods are key to running and maintaining secure and compliant computing
infrastructures.
An important and particularly challenging aspect of the IT landscape is its constant and
perpetual evolution in order to keep pace with new and emerging technologies that find their
way faster and faster into the organizational infrastructure. Since assessments of risks and
compliance aspects always refer to a certain (more or less static) situation, such frequent
changes pose a real danger to the overall relevance of these assessments in the mid and longterm
perspective. So, a sound approach to ensuring compliance not only punctually (both in
time and space) but holistically – considering the complete IT landscape in a continuous way –
needs to integrate with the change management function of the organization.
Another important development in the last eight to ten years was the emergence of Cloud
Computing (CC) as a straightforward and efficient way of providing IT functionality to
organizations. While it poses many various challenges to IT management in general, CC is
particularly relevant for GRC as it makes an IT provision approach that was previously
sometimes applied – outsourcing – to a predominant approach to provide infrastructure (called
Infrastructure‐as‐a‐Service or IaaS), platforms (called Platform‐as‐a‐Service or PaaS), and
software (called Software‐as‐a‐Service or SaaS) within an organization.
CC and outsourcing entail wider challenges for GRC as it involves the inclusion of an external
party as a service provider within an organization reflecting specific aspects of provider
selection, contract management, service level agreements (SLAs), and monitoring. They
become even more challenging in the context of frequent and interdependent changes.
Therefore, this thesis is aimed at the definition and validation of a Compliance Framework for
Change Management in Cloud Environments (short: CFC MCC). The proposed solution of the
problem has been approached from a multidisciplinary point of view taking in consideration
aspects from computer science, IT management and IT governance, but also such aspects as
legal and cultural dimensions. The proposed solution provides a framework to support the
solicitation of requirements from different subject areas (e.g., organizational, technological,
cultural) and their subsequent consideration within the change management process of
established IT management frameworks such as ITIL. It can be tailored to the specific situation
of most organizations and provides a consistent approach to address GRC aspects in rapidly
evolving cloud‐based organizational IT landscapes.
The scientific discourse within the thesis has been structured following best academic practices
and recommendations. In the last phase of the research methodology an empirical validation
has been performed to verify the applicability of the framework. The data obtained from the
validation indicate that the application of the framework for ensuring compliance in CC
environments constitutes a relevant improvement of the change management process.
El área de gobernanza, riesgo y cumplimiento (por sus siglas en inglés GRC) es una de las áreas de gestión clave en todas las organizaciones. En el caso de los departamentos de Tecnología de la Información (por sus siglas en inglés IT de Information Technology) el área cuenta con una importancia igualmente crucial. Estos departamentos deben orquestar los recursos de capital intelectual y las infraestructuras hardware y software para contribuir a la generación de beneficios empresariales. La literatura ha demostrado que un conjunto de procedimientos en el área GRC es clave para prestar el servicio de forma eficiente a partir del mantenimiento de una infraestructura tecnológica segura y compatible. Un aspecto importante y particularmente retador en el entorno IT es su constante evolución con el propósito de habilitar la adopción de nuevas tecnologías en apoyo de los procesos corporativos. Dado que la evaluación de riesgos y los aspectos de cumplimiento se refieren a una determinada situación que se puede considerar más o menos estática, los continuos cambios en el entorno IT representan una amenaza para la incorporación de nuevas tecnologías en ámbitos corporativos desde el punto de vista GRC. Por ello, un enfoque sólido para garantizar el cumplimiento no sólo de forma puntual en tiempo y espacio sino de forma integral, considerando el entorno IT en una forma continua e integrada con la gestión del cambio corporativa. Otro desarrollo importante y modificador de la situación actual es la emergencia de la computación en la nube (CC, siglas en inglés de Cloud Computing) como una forma efectiva y eficaz de proporcionar la función IT en las organizaciones. Pese a que CC suscita diversos desafíos para la administración IT, es en particular relevante para GRC ya que habilita la externalización del servicio como una aproximación predominante para proporcionar infraestructura (llamado Infraestructure‐as‐a‐Service o IaaS), plataformas (llamado Platformas‐ a‐Service o PaaS) y software (llamado Software‐as‐a‐Service o SaaS) dentro de una organización. CC y la externalización suponen retos más amplios para GRC, ya que implican la inclusión de un proveedor de servicios externo dentro de una organización. Esta circunstancia aflora cuestiones relativas a la selección de proveedores, la gestión de contratos, los acuerdos de nivel de servicio (por sus siglas en inglés SLA), y el seguimiento de las relaciones y los servicios prestados. Estos aspectos, se convierten en un reto aún mayor en el contexto de los cambios frecuentes e interdependientes en el ámbito IT. Por lo tanto, esta tesis está dirigida a la definición y validación de un marco de cumplimiento para la gestión del cambio en entornos relativos a la nube (abreviatura: CFC MCC). La solución propuesta del problema ha sido abordada desde un punto de vista multidisciplinar, tomando en consideración aspectos de la informática, la gestión de IT y el gobierno de IT pero incorporando también aspectos tales como las dimensiones legales y culturales. La solución propuesta proporciona un marco para apoyar la solicitud de requisitos de diferentes áreas (por ejemplo, organizativos, tecnológicos, culturales) y su posterior consideración en el proceso de gestión del cambio de los marcos establecidos de gestión de TI como pueda ser ITIL. EL marco puede ser adaptado a la situación específica de las organizaciones y proporciona un enfoque coherente para abordar los aspectos de GRC en rápida evolución entornos de TI de la organización basados en la nube. El discurso científico dentro de la tesis se ha estructurado siguiendo las prácticas académicas y recomendaciones de investigación. En la última fase de la metodología de la investigación empírica una validación se ha realizado para verificar la aplicabilidad del marco. Los datos obtenidos de la validación indican que la aplicación del marco para garantizar el cumplimiento en entornos CC constituye una mejora relevante del proceso de gestión del cambio de las organizaciones.
El área de gobernanza, riesgo y cumplimiento (por sus siglas en inglés GRC) es una de las áreas de gestión clave en todas las organizaciones. En el caso de los departamentos de Tecnología de la Información (por sus siglas en inglés IT de Information Technology) el área cuenta con una importancia igualmente crucial. Estos departamentos deben orquestar los recursos de capital intelectual y las infraestructuras hardware y software para contribuir a la generación de beneficios empresariales. La literatura ha demostrado que un conjunto de procedimientos en el área GRC es clave para prestar el servicio de forma eficiente a partir del mantenimiento de una infraestructura tecnológica segura y compatible. Un aspecto importante y particularmente retador en el entorno IT es su constante evolución con el propósito de habilitar la adopción de nuevas tecnologías en apoyo de los procesos corporativos. Dado que la evaluación de riesgos y los aspectos de cumplimiento se refieren a una determinada situación que se puede considerar más o menos estática, los continuos cambios en el entorno IT representan una amenaza para la incorporación de nuevas tecnologías en ámbitos corporativos desde el punto de vista GRC. Por ello, un enfoque sólido para garantizar el cumplimiento no sólo de forma puntual en tiempo y espacio sino de forma integral, considerando el entorno IT en una forma continua e integrada con la gestión del cambio corporativa. Otro desarrollo importante y modificador de la situación actual es la emergencia de la computación en la nube (CC, siglas en inglés de Cloud Computing) como una forma efectiva y eficaz de proporcionar la función IT en las organizaciones. Pese a que CC suscita diversos desafíos para la administración IT, es en particular relevante para GRC ya que habilita la externalización del servicio como una aproximación predominante para proporcionar infraestructura (llamado Infraestructure‐as‐a‐Service o IaaS), plataformas (llamado Platformas‐ a‐Service o PaaS) y software (llamado Software‐as‐a‐Service o SaaS) dentro de una organización. CC y la externalización suponen retos más amplios para GRC, ya que implican la inclusión de un proveedor de servicios externo dentro de una organización. Esta circunstancia aflora cuestiones relativas a la selección de proveedores, la gestión de contratos, los acuerdos de nivel de servicio (por sus siglas en inglés SLA), y el seguimiento de las relaciones y los servicios prestados. Estos aspectos, se convierten en un reto aún mayor en el contexto de los cambios frecuentes e interdependientes en el ámbito IT. Por lo tanto, esta tesis está dirigida a la definición y validación de un marco de cumplimiento para la gestión del cambio en entornos relativos a la nube (abreviatura: CFC MCC). La solución propuesta del problema ha sido abordada desde un punto de vista multidisciplinar, tomando en consideración aspectos de la informática, la gestión de IT y el gobierno de IT pero incorporando también aspectos tales como las dimensiones legales y culturales. La solución propuesta proporciona un marco para apoyar la solicitud de requisitos de diferentes áreas (por ejemplo, organizativos, tecnológicos, culturales) y su posterior consideración en el proceso de gestión del cambio de los marcos establecidos de gestión de TI como pueda ser ITIL. EL marco puede ser adaptado a la situación específica de las organizaciones y proporciona un enfoque coherente para abordar los aspectos de GRC en rápida evolución entornos de TI de la organización basados en la nube. El discurso científico dentro de la tesis se ha estructurado siguiendo las prácticas académicas y recomendaciones de investigación. En la última fase de la metodología de la investigación empírica una validación se ha realizado para verificar la aplicabilidad del marco. Los datos obtenidos de la validación indican que la aplicación del marco para garantizar el cumplimiento en entornos CC constituye una mejora relevante del proceso de gestión del cambio de las organizaciones.
Description
Mención Internacional en el título de doctor
Keywords
Cloud computing, Change Management, Computación en la nube, Sistema de información, Cambio organizativo