La Diplomática como herramienta para la valoración documental : aplicación a los documentos generados en Sesión Parlamentaria

Abstract

La aplicación de principios, métodos y modelos de la Diplomática es una herramienta válida en la valoración documental. El análisis de la estructura formal de los documentos archivísticos, que es objeto de la Diplomática, propicia la comprensión de los mismos, permitiendo estudiar las estructuras administrativas, los procesos burocráticos y aquellos propios de la creación del documento. Además, facilita vislumbrar en la teoría y en la práctica, la razón de la creación y preservación del documento, quien es su autor y cuál es su trámite. Así mismo, permite establecer la vinculación y la correlación entre el documento y la acción documentada. En esta investigación se plantea una nueva visión metodológica aplicada a la valoración documental, creando un modelo fuertemente anclado en la Diplomática. En el modelo de valoración propuesto, se incorpora el análisis documental (diplomático y tipológico) como etapa preparatoria y previa para la identificación y valoración de las series. El análisis documental provee elementos objetivos, técnicos y fiables que permiten identificar y dictaminar sobre la disposición de series documentales. Ambas fases (análisis documental e identificación) son preliminares a la fase de valoración propiamente dicha, pero las tres son complementarias y están interrelacionadas entre sí. Aplicar el modelo propuesto a los documentos producidos en el registro de Sesiones Plenarias de la Câmara Legislativa do Distrito Federal de Brasil, permitió verificar su eficacia. Entre otras conclusiones, se ha podido demostrar que la Grabación en Audio de Sesión Plenaria es un documento archivístico original y que el Acta Circunstanciada, antes de su publicación en el Boletín Oficial, es un borrador. Por lo tanto, la propuesta de disposición de estas series a ser elevada a la Comisión de Valoración debe ser:

• Conservación permanente de la Serie Documental Grabaciones en Audio de Sesiones Plenarias y eliminación de la Serie Documental Actas Circunstanciadas de Sesiones Plenarias.

The application of principles, methods and models of the Diplomatic is a valid tool in the document appraisal. The analysis of the formal structure of the archival documents, which is the purpose of the Diplomatic, favors the understanding (comprehension) of them, allowing to study the administrative structures, the bureaucratic processes and those specific to the document creation. Furthermore, it offers a glimpse, in theory and in practice, of the reason of the document creation and preservation, of who the author is and which its procedure is. It permits, likewise, to identify the linkage and the correlation between the document and the documented action. This research considers a new methodology applied to the document appraisal, creating a model strongly anchored in Diplomatic discipline. In the appraisal model proposed is incorporated the document analysis (under a diplomat and typological approach), as preparatory and previous stage, for the identification and appraisal of the documentary series. The document analyses provide objective, technical and reliable evidences identifying the documentary series and delivering criteria on their disposal. Both phases (document analysis and identification) are previous to the proper appraisal phase, but the three are complementary and interact with each other. The application of the model proposed to the documents generated in the recording of Plenary Sessions held in the Câmara Legislativa do Distrito Federal of Brazil, has permit to verify its effectiveness. It has been demonstrated, between other inferences, that the Audio Records of Plenary Sessions is a source document and that the Circumstantial Proceedings, before their publication in the Official Bulletin, are drafts. Therefore, the proposal for these documentary series disposal, to be raised to the Appraisal Commission, must be:

• Permanent conservation of the documentary series Audio Records of Plenary Sessions.

• Removal of the documentary series Circumstantial Proceedings.